Офісний адміністратор (и)

RIBAS Jewellery – це вільнюський ювелірний бренд, який створює вишукані, сучасні прикраси із золота, діамантів та рідкісних кольорових дорогоцінних каменів.

Ми шукаємо ентузіастичну, незалежну та проактивну людину, яка приєднається до команди UAB «Business Group» (якій належить RIBAS Jewellery), щоб піклуватися про безперебійне функціонування щоденних операцій та адміністративних процесів у всій організації.

Ви любите організовувати, створювати порядок та бачити результати своєї роботи? Ви помічаєте, що можна покращити, пропонуєте рішення та вживаєте заходів? На цій посаді ми оцінимо вашу ініціативність, відповідальність та здатність виконувати роботу від першого кроку до завершення.

Управління офісом

Забезпечення щоденної офісної діяльності, необхідних інструментів та послуг.

Спілкування з постачальниками, порівняння пропозицій та координація узгоджених замовлень.

Прийом гостей, управління загальними запитами, кореспонденцією та відправленнями.

Допомога в організації зустрічей, поїздок та внутрішніх заходів.

Управління документами та інформацією

Підтримка чіткої структури адміністративних документів, договорів, контактів та шаблонів.

Готування документів відповідно до затверджених шаблонів, дотримання термінів та координація необхідних дій.

Передача рахунків-фактур та пов'язаної з ними інформації до фінансового відділу.

Забезпечення точності, актуальності та конфіденційності інформації.

Координація допуску, виходу співробітників та обліку активів.

Координація підготовки робочих місць нових співробітників, обладнання та необхідних доступів.

Ведення актуального реєстру доступів, підписок, номерів телефонів, обладнання та платіжних карток, призначених співробітникам.

Координація повернення активів та позбавлення доступу після звільнення співробітників, а також збір погоджень від відповідальних осіб.

Співпраця з менеджерами, фінансовим відділом та системними адміністраторами.

Покращувати адміністративні процеси

Виявляти операційні прогалини та пропонувати практичні рішення.

Створювати та вести прості реєстри та контрольні списки, які допомагають команді працювати більш гладко.

Самостійно планувати роботу відповідно до узгоджених пріоритетів.

Своєчасно повідомляти про перешкоди, пропонувати подальші дії та контролювати виконання завдань до їх завершення.

Ви маєте досвід роботи в офісному адмініструванні, координації діяльності або аналогічній роботі.

Ви проактивні: ви помічаєте потребу та пропонуєте способи її вирішення.

Ви здатні працювати самостійно: ви плануєте свій час, берете на себе відповідальність та виконуєте узгоджені завдання.

Ви захоплені своєю роботою: ви зацікавлені в діяльності організації, готові співпрацювати та шукати способи зробити свій внесок.

Ви здатні систематизувати інформацію, встановлювати пріоритети та координувати кілька завдань одночасно.

Ви добре працюєте з Excel або Google Таблицями, документами, електронною поштою та календарями.

Ви вільно спілкуєтеся литовською мовою та маєте хороші навички англійської мови.

Ви ретельні, надійні, стримані та знаєте, коли потрібне рішення керівника.

Ми розглядатимемо досвід координації прийому та виходу співробітників, ведення реєстрів або вдосконалення адміністративних процесів як перевагу.

Універсальна посада, що охоплює адміністрування всієї організації UAB "Business Group".

Простір для вашої ініціативи та можливість втілення практичних пропозицій.

Чіткі обов'язки та пріоритети, узгоджені з керівником.

Співпраця з колегами та керівниками різних функцій.

Щомісячна зарплата 2400 євро до сплати податків.

Якщо ви любите проявляти ініціативу, організовувати та забезпечувати прогрес, ми чекаємо на ваше резюме.

2400 €/міс. брутто

J. Jasinskio 14B Розрахуйте час у дорозі до роботи