Помічник із загальних служб

Посольство Канади в Литві шукає помічника зі спільних служб, а також різні адміністративні посади, які можуть виникнути після цього процесу відбору. Ці посади забезпечують комплексну адміністративну підтримку для забезпечення ефективного виконання програм та послуг.

Основні обов'язки включають, але не обмежуються:

Управління комунікаціями: Обробка внутрішніх та зовнішніх комунікацій для забезпечення безперебійного потоку інформації.

Ведення обліку: Ведення точних та актуальних записів і документації, включаючи перевірку документації, заявок та файлів, а також перевірку на повноту та точність.

Обробка фінансових та кадрових операцій: Управління фінансовими операціями, нарахуванням заробітної плати та іншими завданнями, пов'язаними з персоналом.

Надання ІТ-підтримки: Створення та управління документами, електронними таблицями та презентаціями за допомогою Word, Excel та PowerPoint, включаючи введення та перевірку інформації в онлайн-системах відділу.

Перевірка документації, заявок та файлів; перевірка на повноту та точність.

Введення та перевірка інформації в онлайн-системах відділу.

Сприяючи щоденним операціям, ці посадові особи сприяють безперебійному функціонуванню та успіху своїх підрозділів у різних сферах спеціалізації, включаючи операції, бухгалтерський облік, бюджетування, людські ресурси, контракти та закупівлі, управління/технічне обслуговування майна, торгівлю, зовнішню політику та дипломатичну службу, імміграцію, безпеку та управління надзвичайними ситуаціями, а також консульські послуги.

НЕОБХІДНІ КВАЛІФІКАЦІЇ

Освіта

Для цієї посади потрібні:
Сертифікат або диплом про успішне закінчення вищої освіти (університетської або професійно-технічної);

АБО
Поєднання відповідної* освіти, навчання та досвіду.

• Прийнятним поєднанням є диплом коледжу або сертифікат про вищу технічну освіту в поєднанні з щонайменше одним роком досвіду роботи з клієнтами на додаток до зазначеного нижче необхідного досвіду.

Кандидати повинні будуть надати підтвердження завершення освіти.

Мова

Для цієї роботи необхідні такі мови та рівень володіння нею.

Високий рівень володіння (читання, письмо, розуміння та розмовна мова) англійською мовою.

Високий рівень володіння (читання, письмо, розуміння та розмовна мова) литовською мовою.

Досвід

Для виконання обов'язків, що стосуються цієї роботи, потрібен наступний досвід:
Мінімум 1 рік сукупного досвіду надання адміністративної підтримки.


Компетенції

Оцінюватимуться всі компетенції. Усі компетенції повинні бути виконані до призначення.

Знання загальних офісних процедур та практик
Знання пакету Microsoft (Excel, Outlook, Teams тощо)
Ретельне обмірковування
Судливість та розсудливість
Ініціативність та орієнтованість на дії
Ефективне усне та письмове спілкування
Орієнтація на якість та деталі
Орієнтація на клієнта

КВАЛІФІКАЦІЇ ЩОДО АКТИВІВ

Перевагу може надавати кандидатам, які відповідають кваліфікаційним вимогам щодо активів. Де це можливо, кандидати повинні чітко продемонструвати, як вони відповідають будь-яким кваліфікаційним вимогам щодо активів.

Знання принципів управління бюджетом, включаючи фінансові системи, такі як SAP.

Попередній досвід роботи в дипломатичній місії або міжурядовій організації.

Мінімум один рік досвіду роботи з клієнтами.

Знання французької мови.

ВИМОГИ ДО ОПЕРАЦІЇ

Робочий час: Звичайний робочий час для цієї посади відповідає положенням про місцевий персонал, що становить 37,5 годин на тиждень, з 8:30 до 17:00.

Надурочний час: Готовність працювати понаднормово за коротким попередженням.

Відрядження: Ця посада може вимагати обмежених періодичних відряджень всередині країни та/або за кордон.


УМОВИ ПРАЦЕВЛАШТУВАННЯ

Умови працевлаштування повинні бути виконані до призначення на певну посаду та повинні зберігатися протягом усього періоду роботи, поки ви обіймаєте цю посаду.

Дійсний дозвіл на роботу: Можливість отримати та мати дійсний дозвіл на роботу, що охоплює весь період роботи.

Перевірка безпеки: Отримання та підтримка статусу надійності (рівня безпеки), що включає перевірку судимості та кредитної історії від уряду Канади.

Будь ласка, подайте заявку через сайт нижче:

staffing-les.international.gc.ca/en/careers/common-services-assistant-vlnus-83c6b2d1-en

2020 €/міс. брутто

Jogailos g. 4 (Senamiestis), 01116 Vilnius Розрахуйте час у дорозі до роботи