Контролер документів
2200-2700 €/міс.
брутто
Дані калькулятора CVbankas.lt.
Повний робочий день
Зарубіжна країна: Латвія
- COBELEC PS
Робота в COBELEC
Ми шукаємо контролера документів, який буде відповідальним за щоденні операції з контролю документів та керувати ними, забезпечуючи суворе дотримання правил іменування, контролю версій, точності метаданих та управління робочим процесом у нашому середовищі Common Data Environment (CDE).
Звітуючи керівнику відділу контролю документів, ви будете єдиною точкою контролю цілісності та розповсюдження документів проекту, виконуючи перевірки якості, відстежуючи передачі та цикли перегляду, а також ведучи реєстри основних документів, щоб гарантувати повну аудитність та безперебійну міжфункціональну співпрацю протягом усього життєвого циклу проекту.
Звітуючи керівнику відділу контролю документів, ви будете єдиною точкою контролю цілісності та розповсюдження документів проекту, виконуючи перевірки якості, відстежуючи передачі та цикли перегляду, а також ведучи реєстри основних документів, щоб гарантувати повну аудитність та безперебійну міжфункціональну співпрацю протягом усього життєвого циклу проекту.
Вимоги
- 1-3 роки досвіду роботи в управлінні документами, адміністративній підтримці або на посаді координатора офісу.
- Досвід роботи в будівельних, залізничних або інфраструктурних проектах буде перевагою.
- Досвід роботи з системами управління документами (DMS), такими як SharePoint, Aconex, ASITE, Autodesk ACC.
- Хороші навички роботи з MS Office, Outlook, PowerPoint, SharePoint; знання будь-якої платформи EDMS буде перевагою.
- Професійне володіння англійською мовою.
Компетенції
- Увага до деталей.
- Цифрова адаптивність.
- Управління часом.
Ключові обов'язки
- Допомагати у складанні, форматуванні та оновленні контрольованих документів (процедур, форм, шаблонів, інструкцій).
- Забезпечувати відповідність усіх документів організаційним та проектним стандартам, шаблонам та правилам іменування.
- Відстежувати редакції та підтримувати точний контроль версій для всіх типів документів.
- Перевіряти, чи кожен документ містить необхідні атрибути згідно з правилами проекту, включаючи редакцію, статус/придатність для мети, коди дисципліни/автора та ідентифікатори документів.
- Підготовлювати, видавати та відстежувати передачі та пакети документів.
- Завантажувати, оновлювати та впорядковувати документи в Системі управління документами (DMS) або на затверджених спільних платформах.
- Перевіряти точність та повноту метаданих, тегів та індексації документів.
- Забезпечувати відповідність усіх контрольованих документів внутрішнім вимогам якості та відповідності перед їх випуском.
- Виконувати перевірки повноти та форматування перед поданням, включаючи правильність папок, правильність іменування пакетів, необхідні вкладення, шаблони та вимоги до якості PDF, де це застосовується.
- Підтримувати відхилення та повернення невідповідних заявок відповідно до процедури проекту, фіксувати причини відхилення та відстежувати повторні подання до закриття.
- Допомагати керівнику відділу контролю документів у веденні реєстрів основних документів та систем відстеження вхідних, вихідних, замінених версій та статусу результатів.
- Перевіряти статус інформації та коди придатності перед публікацією, забезпечуючи наявність та відстеження затверджень.
- Забезпечувати збереження журналу аудиту, використовуючи правильні функції ACC/Asite для заміни та заміни версій, уникаючи версій-сиріт або неправильно пов'язаних контейнерів.
- Контролювати робочі процеси перевірки та затвердження документів для забезпечення своєчасного завершення.
- Зв'язуватися з відповідальними рецензентами або особами, що затверджують документи, коли дії очікують виконання.
- Ведти та оновлювати списки розсилки документів за потреби.
- Повідомляти зацікавлені сторони про нові випуски, оновлення та майбутні терміни перевірки або закінчення терміну дії.
- Координувати цикли перевірки та закриття коментарів, відстежуючи відгуки рецензентів, терміни виконання, прострочені дії та вимоги до повторного випуску відповідно до робочого процесу.
- Підтримувати консолідацію коментарів та забезпечувати, щоб відповіді були пов'язані з правильною редакцією та передачею.
- Надавати підтримку під час внутрішніх та зовнішніх аудитів шляхом своєчасного пошуку документів.
- Співпрацювати з міжфункціональними командами (інженерія, HR, QA, проекти тощо) для збору та перевірки необхідної документації.
- Допомагати у впровадженні та навчанні користувачів процесам управління документами та використанню системи.
- Рекомендувати покращення процедур контролю документів, шаблонів та робочих процесів.
- Підтримувати процеси конфігурації/змін, забезпечуючи належний облік базових ліній документів, заміненої інформації та затверджень, згідно з вказівками керівника з контролю документів.
- Складати періодичні звіти для керівника з контролю документів, включаючи обсяги вхідних/вихідних документів, прострочені перевірки, статистику відхилень та перевірки стану реєстрів.
- Підтримувати доступ на основі ролей та ведення списку розсилки згідно з вказівками керівника з контролю документів, відповідно до правил інформаційної безпеки.
- Забезпечувати послідовне заповнення обов'язкових полів метаданих та їх відповідність правилам іменування проектів та реєстрам.
- Підтримувати виконання щоденних завдань CDE, включаючи передачу документів, робочі процеси перевірки, затвердження, публікацію, контрольований розподіл та заміну версій документів.
Ми пропонуємо
- Можливість довгострокового працевлаштування в одному з найбільших європейських проектів залізничної інфраструктури (Rail Baltica).
- Можливість приєднатися до надійної компанії в рамках провідної інфраструктурної групи.
- Професійний ріст у динамічному міжнародному середовищі.
- Постійне навчання та підтримка.
- Можливі періодичні поїздки до інших місць реалізації проекту залежно від потреб проекту.
Зарплата
2200-2700
€/міс.
брутто
Місце роботи
COBELEC PS
COBELEC Rail Baltica – це консорціум, утворений іспанськими компаніями Cobra Instalaciones y Servicios S.A. (Cobra Group) та Elecnor Servicios y Proyectos. Цей консорціум відповідає за проектування, будівництво та обслуговування тягових підстанцій та системи електрифікації 870 км нової високошвидкісної залізниці. Контракт, вартість якого становить 1,77 млрд євро (без ПДВ), охоплює повне розгортання підсистеми Rail Baltica Energy (ENE).
Переглянути всі оголошення цієї компанії (5)