Виконавчий помічник посла Його Величності

Хто ми

Посольство Великої Британії у Вільнюсі є частиною всесвітньої мережі, яка представляє британські політичні, економічні та консульські інтереси за кордоном. Зараз ми шукаємо виконавчого помічника посла (HMA) для роботи в нашій команді у Вільнюсі.

Це чудова можливість для ентузіаста та проактивного ініціативного кандидата отримати безпосередній доступ до світу міжнародної дипломатії. Як виконавчий помічник посла (HMA), ви відіграватимете ключову роль у зміцненні двосторонніх відносин між Великою Британією та Литвою, забезпечуючи ефективну та результативну підтримку посла в динамічному середовищі посольства.

Роль:

В центрі посольства ви керуватимете динамічним та часто напруженим графіком посла, балансуючи конкуруючі пріоритети, зберігаючи при цьому чітке уявлення про зобов'язання.

Ви будете тісно співпрацювати з колегами з усіх команд, щоб забезпечити повну підготовку, добре проінформованість та здатність посла ефективно взаємодіяти на найвищому рівні.

Основні обов'язки

Підтримка посла Його Величності (HMA)

• Ведення та контроль ведення розкладу HMA, забезпечення ефективного визначення пріоритетів, ефективного планування та перспективного планування
• Забезпечення повної готовності HMA до зустрічей шляхом попередньої координації брифінгів та ключових матеріалів
• Організація зустрічей та заходів для HMA, включаючи сніданки, обіди, вечері, прийоми та офіційні зустрічі
• Планування та координація економічно ефективних та результативних транспортних заходів
• Замовлення та координація пакетів інформаційних матеріалів та конспектів промов від відповідних команд
• Керування кореспонденцією HMA, фільтрація пошти та запрошень
• Зв'язок з політичними командами для рекомендації прийняття або відхилення запрошень, надаючи чіткі обґрунтування

Заходи та візити

• Підтримка проведення широкого спектру заходів та візитів, від невеликих зустрічей у резиденції до масштабних заходів у посольстві
• Співпраця з менеджером резиденції та заходів для координації ключових заходів, включаючи:

Щорічний день народження короля та Служба пам'яті

• Допомога з логістикою та плануванням зустрічей для регіональних візитів та вхідних високопосадовців відвідувачів

Адміністративна та секретаріатська підтримка

• Підготовка, форматування та публікація офіційної кореспонденції від імені HMA, включаючи вербальні ноти та листи міністрів
• Виконання функцій секретаріату для окремих зустрічей під головуванням HMA (складання порядку денного, ведення нотаток, подальші дії)
• Надання ширшої адміністративної підтримки в усьому Посольстві, включаючи корпоративні завдання, координацію внутрішніх зустрічей та логістику заходів
• Надання періодичної підтримки особистого асистента заступнику Глави Місії, включаючи управління розкладом та координацію візитів

Співпраця та взаємодія із зацікавленими сторонами

• Впевнена взаємодія зі старшими внутрішніми та зовнішніми зацікавленими сторонами від імені HMA
• Тісна співпраця з політичними, корпоративними, оборонними та іншими командами Посольства для координації діяльності
• Забезпечення високого стандарту обслуговування клієнтів та професіоналізму у всіх взаємодіях

Внесок команди

• Сприяти позитивній, інклюзивній та підтримуючій робочій культурі
• Ділитися знаннями та підтримувати навчання та розвиток колег
• Демонструвати гнучкість, співпрацю та професійну чесність

Не пропустіть цю можливість!

НЕОБХІДНІ КВАЛІФІКАЦІЇ, НАВИЧКИ ТА ДОСВІД

Наш ідеальний кандидат демонструє:

• Повне професійне володіння англійською та литовською мовами (письмово та усно; щонайменше C1 за шкалою CEFR*)
• Високу організованість та уважність до деталей
• Підтверджену здатність розставляти пріоритети, ефективно керувати та виконувати численні та конкуруючі завдання у стислі терміни
• Сильні міжособистісні навички
• Здатність ефективно працювати в команді
• Позитивний, відкритий та гнучкий підхід
• Сильні навички роботи з ІТ, зокрема Microsoft Outlook, Teams, Excel та Word
• Готовність та здатність переглядати, розвивати та вдосконалювати існуючі системи

ПРИМІТКА: На етапі співбесіди, окрім самих співбесід, буде проведено практичне оцінювання.

БАЖАНІ КВАЛІФІКАЦІЇ, НАВИЧКИ ТА ДОСВІД

Бажано мати:

• Попередній досвід роботи на аналогічній допоміжній посаді
• Досвід в управлінні заходами
• Досвід роботи з візитами та дипломатичним протоколом

НЕОБХІДНІ ЯКОСТІ: Зміни та вдосконалення, Комунікація та вплив, Надання послуг учасницею, Управління якісним сервісом

Це повна зайнятість, 35 годин нетто на тиждень, постійний контракт, посада рівня AO.

Можна розглянути певний гнучкий графік роботи, але, враховуючи вимоги цієї посади, здебільшого очікується робота в офісі.

Дата початку роботи – якомога швидше, залежно від наявності вакансії кандидата та тривалості процесу найму.

Ми пропонуємо:

• Базову місячну зарплату 2361 євро (брутто)
• Бонус за результатами роботи
• Щедру схему приватного медичного страхування (після успішного випробувального терміну)
• Сильний акцент на можливості навчання та розвитку (електронне навчання, програми розвитку)
• 35-годинний робочий тиждень з акцентом на балансі між роботою та особистим життям. Можна розглянути певний гнучкий графік роботи, але, враховуючи вимоги цієї посади, більшу частину часу очікуватиметься робота в офісі.
• 22 дні щорічної відпустки
• 14 державних свят
• Сильна увага до психічного здоров'я та благополуччя працівників
• Можливість працювати в міжнародному середовищі

Усі кандидати повинні мати право проживати та працювати в Литві. Посольство Великої Британії не спонсорує отримання дозволів на роботу. Персонал, найнятий на місцевому рівні Посольством Великої Британії у Вільнюсі, підпадає під дію Умов надання послуг відповідно до місцевого трудового законодавства Литви.

Вимоги до візи/дозволу на роботу: Кандидати повинні мати незалежне право проживати та працювати в Литві та бути готовими забезпечити, щоб це право залишалося чинним протягом усього терміну дії контракту.

Зверніть увагу, що ви несете відповідальність за забезпечення відповідності законодавчим вимогам щодо проживання та роботи в цій країні. Дозволи на проживання та роботу в Литві слід отримати до початку роботи.

Дата початку роботи, зазначена в оголошенні, є лише очікуваною датою початку роботи. Призначення може розпочатися раніше або пізніше залежно від кількох факторів.

• Більше інформації щодо Загальноєвропейських рекомендацій з мовної освіти можна знайти на вебсайті CEFR. Будь ласка, пам’ятайте, що у разі запрошення на співбесіду ваші мовні навички будуть оцінюватися.

Британський уряд є інклюзивним та сприятливим для різноманітності роботодавцем. Ми цінуємо відмінності, пропагуємо рівність та боремося з дискримінацією, покращуючи наші організаційні можливості. Ми вітаємо та заохочуємо подання заявок від людей різного походження. Ми не дискримінуємо за ознакою інвалідності, раси, кольору шкіри, етнічної приналежності, гендерної ідентичності, релігії, сексуальної орієнтації, віку, статусу ветерана чи іншої категорії, що захищається законом. Ми сприяємо гнучким можливостям роботи, зручним для сім'ї, де це дозволяють операційні потреби та потреби безпеки. FCDO має гнучкий робочий колектив, і для забезпечення цього вам може знадобитися час від часу виконувати інші обов'язки, якщо ми можемо обґрунтовано цього вимагати.

2361 €/міс. брутто

Antakalnio g. 2, Vilnius, Vilniaus m. sav. Розрахуйте час у дорозі до роботи