Координатор/помічник керівника штаб-квартири

Ми шукаємо досвідченого, організованого та корисного спеціаліста, який би піклувався про безперебійну роботу нашого центрального (штаб-квартири) офісу у Вільнюсі, затишну робочу атмосферу та щоденну адміністративну підтримку команди та менеджера.

Ми цінуємо відповідальне ставлення, увагу до деталей та здатність самостійно вирішувати як звичайну офісну роботу, так і нові організаційні питання.

• Ви будете займатися щоденною офісною діяльністю та веденням порядку: замовляти необхідні інструменти та послуги, спілкуватися з постачальниками та партнерами з обслуговування офісу.
• Ви будете зустрічати гостей та організовувати їхнє перебування в офісі, готувати приміщення для зустрічей та забезпечувати безперебійне проведення зустрічей.
• Ви будете адмініструвати офісні документи, листування та надавати щоденну організаційну підтримку колегам у команді штаб-квартири.
• Ви будете організовувати поїздки для менеджера та команди штаб-квартири, керувати бронюванням, пов'язаними документами та звітами про витрати.
• Ви будете координувати візити колег до компаній групи за кордоном, організовувати заходи команди штаб-квартири та інші узгоджені ініціативи.
• Ви будете виконувати доручення менеджера та акціонерів: збирати інформацію, знаходити можливі рішення, зв'язуватися з необхідними людьми та забезпечувати виконання узгодженої роботи.
• Відповідно до наданих повноважень, ви будете спілкуватися з партнерами, юристами, нотаріусами чи іншими організаціями та узгоджувати умови згідно з узгодженими інструкціями.
• За потреби ви допомагатимете організовувати пошук співробітників, їх відбір та вирішувати інші доручені кадрові питання.

Основна сфера роботи — головний офіс. Ви будете брати участь у вирішенні питань інших компаній групи згідно з конкретними інструкціями та узгодженими пріоритетами.

• Досвід роботи в офісному адмініструванні, секретарській роботі, помічниках управлінню або на аналогічних посадах.
• Організованість, старанність та здатність самостійно планувати щоденну роботу.
• Приємне, діловите спілкування та уважність до колег і гостей.
• Здатність орієнтуватися в новій ситуації, з'ясовувати, що потрібно зробити, та дбати про результат.
• Відповідальність, дискретність та здатність своєчасно консультуватися, коли потрібне рішення керівника.
• Добре володіння литовською та англійською мовами, як усне, так і письмове.
• Хороші навички роботи з електронною поштою, календарями, документами, помічниками штучного інтелекту тощо.

Досвід управління корпоративними документами, організації заходів або координації підбору співробітників буде вважатися перевагою.

2500-2800 €/міс. брутто

Verkių g. 25C, Vilnius Розрахуйте час у дорозі до роботи