Адміністратор офісу / Помічник бухгалтера

Ми шукаємо організованого та надійного офісного адміністратора / помічника бухгалтера, який забезпечить безперебійну щоденну роботу офісу та надійний документообіг між нашими відділами продажів та бухгалтерії.

Керувати головною телефонною лінією та спільною поштовою скринькою компанії, відповідати на рутинні запити та направляти інформацію відповідним колегам.

Готувати стандартні контракти та пов'язані документи, використовуючи затверджені шаблони.

Координувати підписи та забезпечувати належну реєстрацію, зберігання та легкість пошуку контрактів.

Вести облік контрактів та контролювати важливі терміни дії, поновлення та виконання дій.

Забезпечувати своєчасний та повний документообіг між відділом продажів та бухгалтерією.

Збирати та перевіряти рахунки-фактури, замовлення, документи про прийняття та іншу супровідну документацію перед їх передачею на затвердження та облік.

Зв'язуватися з колегами, коли інформація, затвердження або документи відсутні.

Замовляти канцелярське приладдя, контролювати запаси та забезпечувати наявність в офісі всього необхідного для щоденної роботи.

Приймати відвідувачів та координувати вхідну та вихідну пошту, кур'єрів та доставку.

Координувати практичні питання з постачальниками офісних послуг, включаючи постачальників послуг з технічного обслуговування, прибирання, телекомунікацій та обладнання.

Вести адміністративний облік офісного обладнання, карток доступу, ключів, паркування та інших ресурсів компанії.

Вводити та підтримувати відповідну адміністративну інформацію в Hanna CRM, Rivilė та інших внутрішніх системах.

Підтримка адміністрування адаптації та виведення співробітників з роботи.

Координація медичного страхування, обов'язкових медичних оглядів та документації з охорони праці.

Ведення періодичних адміністративних календарів, реєстрів та внутрішніх процедур.

Координація рутинної документації за участю Центру реєстрів та інших установ.

Збір документів та контроль термінів для процесів звітності ISO, імпорту та охорони навколишнього середовища.

Організація зустрічей, періодичних ділових поїздок та інших практичних заходів за потреби.

Ця діяльність є адміністративною та координаційною. Спеціалізовані рішення з бухгалтерського обліку, права, охорони праці, ISO та екологічної відповідності залишаються за відповідальними колегами або зовнішніми фахівцями.

Принаймні один рік досвіду роботи в офісному адмініструванні, управлінні документами, бухгалтерській підтримці або на аналогічній посаді.

Сильні організаторські здібності та уважність до деталей.

Здатність доводити завдання до кінця та дотримуватися термінів без постійних нагадувань.

Професійне письмове та усне володіння литовською мовою та хороше робоче володіння англійською мовою.

Впевнене спілкування з клієнтами, постачальниками, установами та колегами.

Добре володіння Microsoft Office.

Досвід використання CRM, ERP або систем управління документами.

Досвід роботи з Hanna CRM або Rivilė буде перевагою, але можливе навчання.

Базове розуміння бухгалтерських документів та адміністрування контрактів буде перевагою.

Відповідальний та дискретний підхід до конфіденційної інформації компанії та співробітників.

Стабільна та різноманітна посада з чітко визначеною зоною відповідальності.

Важлива роль, що об'єднує офіс, відділ продажів та бухгалтерію.

Структуроване адаптаційне навчання та навчання нашим системам і внутрішнім процедурам.

Можливість покращити адміністративні процеси та допомогти сформувати посаду.

Від 1800 €/міс. брутто

Mokslininkų gatvė, Vilnius Розрахуйте час у дорозі до роботи