Адміністратор офісу

Про Desktronic

У Desktronic ми переосмислюємо те, як люди працюють і живуть. Ми проектуємо та створюємо ергономічні, інноваційні меблі та аксесуари, які сприяють здоровішим та продуктивнішим робочим просторам. У міру того, як ми продовжуємо стрімко розвиватися в сфері електронної комерції, ми розширюємо нашу команду професіоналами з перспективним мисленням, які хочуть впливати на ситуацію, а не просто виконувати свою роботу.

Про посаду

Протягом останніх кількох років Desktronic швидко розвивається, і ми продовжуємо масштабуватися. З цим зростанням зростає потреба в чіткій та надійній операційній підтримці, яка забезпечує безперебійну роботу нашого офісу та зосередженість нашої команди на тому, що вона робить найкраще.

Ми шукаємо офісного адміністратора, який вміє керувати щоденними офісними операціями, координувати дії з постачальниками та продавцями, а також підтримувати колег у різних відділах. Ця посада ідеально підходить для тих, хто від природи організований, бере на себе відповідальність за свої завдання та знаходить задоволення в тому, щоб все працювало за лаштунками.

На цій посаді ви матимете можливість стати центральною частиною нашої діяльності, розвивати свої навички в широкому спектрі адміністративних функцій та розвиватися разом з компанією, яка розширюється по всій Європі та США. Це повністю посада на місці (5 днів в офісі) через характер обов'язків.

Що ви робитимете

• Координувати організацію ділових поїздок для членів команди — охоплювати транспорт, проживання та всю пов'язану адміністрацію від початку до кінця.
• Керувати системами доступу до офісу, включаючи видачу та замовлення карток доступу та ведення точного реєстру активних власників карток.
• Керувати розподілом паркування в офісі та зберігання велосипедів — розподіл місць між співробітниками за потреби та коригування розподілу, коли обставини змінюються.
• Замовляти та підтримувати достатній рівень запасів канцелярського приладдя та витратних матеріалів, передбачаючи потреби до того, як вони перетворяться на проблеми.
• Організовувати навчальні сесії для співробітників від початку до кінця — пошук постачальників, обробка бронювань, координація графіків та підтримка доставки в день замовлення.
• Обробляти та завантажувати вхідні рахунки-фактури через нашу систему управління документами, забезпечуючи правильне подання та своєчасну обробку.
• Контролювати виставлення рахунків за телефонні послуги компанії, проводити щомісячні перевірки рахунків та координувати замовлення нових пристроїв за потреби. • Виступати першою контактною особою з питань обслуговування офісу — повідомляти про запити керівництву будівлі, контролювати своєчасне вирішення проблем та проактивно повідомляти про покращення робочого середовища. • Готувати робочі станції та ІТ-обладнання для нових співробітників, забезпечуючи їхню готовність до першого дня роботи. • Підтримувати логістику адаптації нових співробітників — координувати графіки інструктажу, вітальні матеріали та доступ до інструментів і систем. • Керувати відносинами із зовнішніми постачальниками послуг, включаючи клінінгові компанії, кур'єрів, кейтеринг та постачальників послуг з обслуговування приміщень. • Допомагати з внутрішніми комунікаціями — складати оголошення, нагадування та оновлення, щоб команда була в курсі офісних питань. • Підтримувати координацію заходів компанії, командних обідів та позаштатних заходів. • Допомагати вести внутрішні бази даних, списки контактів та спільні бібліотеки документів, забезпечуючи точність та легкість пошуку інформації. • Підтримувати адміністрування документів відділу кадрів у періоди підвищеного робочого навантаження або коли хтось із відділу кадрів перебуває у відпустці.

Що ви принесете

• Позитивне ставлення до результатів та сильна мотивація до розвитку — ви приймаєте нові виклики, швидко опановуєте нові навички та енергійно виконуєте все, що робите.
• Сильні організаторські здібності та увага до деталей — ви справляєтеся з кількома завданнями одночасно та виконуєте їх, не стримуючись.
• Хороші письмові та усні комунікативні навички литовською та англійською мовами.
• Впевнена робота з інструментами MS 365, зокрема Outlook, SharePoint та Teams.
• Проактивний, самостійний підхід: ви визначаєте, що потрібно зробити, та виконуєте це.
• Дружній, дружній підхід та готовність пропонувати покращення, оскільки компанія продовжує зростати.
• Попередній досвід роботи в офісному адмініструванні або координації є великою перевагою, але не є обов'язковим.

Що ми пропонуємо

• Конкурентна заробітна плата: 2050-2650 євро брутто на місяць (залежно від досвіду).
• Привітна, динамічна команда в компанії, яка щиро піклується про своїх людей.
• Сучасний, добре обладнаний офіс у Вільнюсі. • Чітке розуміння вашої ролі з першого дня — ваша робота видима та цінується. • Можливості розвитку та зростання, оскільки компанія продовжує розширюватися по всій Європі. • Приватне медичне страхування, річний бюджет на навчання та сучасне ергономічне робоче місце.

2050-2650 €/міс. брутто