Офіс-менеджер / помічник керівника

Очікується, що ця посада переросте свою назву. Ви почнете з управління щоденними справами зростаючого міжнародного інженерного бізнесу. Куди ви підете далі, значною мірою залежить від вас: маркетинг, робота з клієнтами, CRM та побудова процесів на основі штучного інтелекту, за якими працюватиме вся команда.

Ваше основне завдання — забезпечити безперебійну роботу бізнесу. Ви будете щодня підтримувати управлінську команду, вести документообіг, від якого залежать наші клієнти та співробітники, та оптимізувати внутрішні процеси. Саме це робить вас центральною фігурою в роботі компанії.
Але ми не наймаємо когось, щоб зупинитися на цьому. Ми будуємо нашу діяльність навколо сучасних інструментів штучного інтелекту, таких як робочі процеси на основі Claude та агентів, і ми хочемо, щоб людина на цій посаді створювала процеси навколо них, навчала колег їх використовувати та з часом допомагала займатися маркетингом, роботою з клієнтами та CRM. Для правильної людини це стане чимось більшим, ніж адміністрування, і ваша відповідальність, посада та оплата зростатимуть разом з цим.

Що ви робитимете

• Щоденно підтримувати управлінську команду: листування, поїздки, підготовка зустрічей та подальші дії.
• Робота з клієнтською документацією: підготовка та відстеження пропозицій, замовлень на придбання, контрактів, табелів обліку робочого часу та допоміжних документів для виставлення рахунків для міжнародних клієнтів.
• Ведення документації співробітників: документи про працевлаштування, адаптацію, заяви на відпустку, записи про навчання та інші адміністративні питання з управління персоналом, співпраця з нашим бухгалтером за потреби.
• Ведення обліку в порядку: ведення шаблонів компанії, реєстрів та структури ведення документації, щоб інформація була легкодоступною та завжди актуальною.
• Побудова процесів: виявлення повторюваної роботи, яка ще не має процедури, розробка ефективного процесу для неї, документування її та забезпечення її дотримання в міру зростання команди.
• Використання ШІ: допомога в побудові робочих процесів навколо інструментів та агентів ШІ, а потім навчання команди використовувати їх для будь-якого завдання, де існує процес.
• Комунікація: взаємодія з клієнтами, постачальниками та нашим бухгалтером англійською та литовською мовами електронною поштою, телефоном та відеодзвінками.

Що ми шукаємо

• Відмінна англійська мова, письмова та усна (C1 або еквівалент). Більшість наших документів та щоденного спілкування ведуться англійською мовою, а також частина співбесіди також.
• Вільне володіння литовською мовою для місцевого працевлаштування та адміністративних питань.
• Проактивний, самостійний стиль роботи. Ви помічаєте, що потрібно зробити, і робите це, не чекаючи інструкцій, і вам комфортно з неоднозначністю молодої компанії.
• Процесне мислення. Ви вже створювали або вдосконалювали робочі процедури раніше, або можете продемонструвати нам, що ви думаєте саме так: контрольні списки, шаблони, системи та стандартні операційні процедури (СОП), які переживуть вас.
• Впевнені навички роботи з MS Office, особливо Word та Excel, та швидке володіння новими цифровими інструментами.

Чудова перевага, хоча нічого з цього не є обов'язковим: досвід роботи з CRM-системами, адмініструванням персоналу, маркетингом або інструментами штучного інтелекту, такими як Claude, ChatGPT або Copilot, що використовуються для побудови реальних робочих процесів. Ми раді вітати як досвідчених адміністраторів, так і кандидатів з попереднім досвідом роботи з явним потенціалом.

Що ми пропонуємо

• Зарплата від 2000 до 3000 євро брутто на місяць, залежно від вашого досвіду. Діапазон відображає початковий обсяг роботи; у міру зростання посади оплата переглядається разом з ним.
• Посада з реальним шляхом зростання в маркетингу, CRM, інформаційно-просвітницькій роботі та управлінні процесами штучного інтелекту. Ви будете формувати процеси, а не успадковувати їх.
• Робоче місце, орієнтоване на розвиток штучного інтелекту: ми будуємо наші методи роботи навколо сучасних інструментів штучного інтелекту, і ви будете в центрі цього процесу, маючи навчання та простір для експериментів.
• Інвестиції у ваш розвиток: ми вже навчаємо інженерів-стажерів та студентів з нуля, і ми будемо інвестувати у вас так само.
• Гібридна робота з нашого офісу у Вільнюсі з гнучкістю після того, як ви освоїтеся.
• Безпосередня щоденна робота з управлінською командою та широкий ознайомлення з тим, як ведеться міжнародна консалтингова компанія, від пропозицій до реалізації проектів.

Як подати заявку
Надішліть своє резюме та короткий супровідний лист англійською мовою на адресу з темою листа «Адміністратор». У своєму листі розкажіть нам про один процес, який ви створили або виправили, на роботі чи деінде, і, якщо у вас є, приклад того, як ви використовували інструменти штучного інтелекту в реальній роботі. Ми розглядаємо заявки в міру їх надходження та зв’язуємося з обраними кандидатами для співбесіди.

2000-3000 €/міс. брутто

Žirmūnų g. 139, LT-09120 Vilnius Розрахуйте час у дорозі до роботи