Офіс-менеджер/асистент по кадрам

Ми шукаємо організованого та проактивного офіс-менеджера та помічника відділу кадрів для роботи в нашій литовській команді, який забезпечить безперебійну щоденну роботу офісу та підтримку нашої команди. Ця роль включає адміністрування офісу та координацію кадрових питань, таких як управління кореспонденцією, постачанням, охороною праці та безпекою, діловими поїздками, командними заходами та іншими завданнями. Ідеальний кандидат має адаптивність, уважність до деталей та вміння створювати привітне та ефективне робоче місце. Ця посада пропонується за строковим контрактом на 1,5 роки на період вагітності або пологів.

Основні обов'язки:

Забезпечення безперебійної роботи офісу, від обробки вхідних дзвінків, електронних листів та кореспонденції до зустрічі гостей; управління офісним приладдям та обладнанням для підтримки добре організованого, функціонального та привітного робочого простору, слугуючи першою точкою контакту для запитань співробітників, пов'язаних з офісом;
Спілкування з постачальниками та керівництвом будівлі для вирішення питань, пов'язаних з офісом, та забезпечення безперебійної роботи;
Управління процесами охорони праці та безпеки праці у координації із зовнішніми постачальниками, включаючи організацію медичного огляду співробітників та його обліку;
Володіння процесом повернення до офісу та адміністрування системи управління робочим місцем (бронювання столів);

Координація відряджень, включаючи консультації співробітників, підготовку замовлень та вирішення питань, пов'язаних з візами;
Управління системою BambooHR, включаючи облік співробітників та розділ відпусток;
Готування різних документів, пов'язаних з співробітниками (наприклад, довідки, накази, документи для соціального страхування, податкової служби тощо);

Співпраця з бухгалтерією, надання інформації про відпустки, відрядження та підтримка введення даних щодо заробітної плати (включаючи Rivile);

Управління процесами понаднормової роботи та чергувань;
Підтримка процесів адаптації та виведення співробітників з роботи; Організація тімбілдингових заходів та офісних святкувань; співпраця з HR-командою в організації великих корпоративних заходів. Підтримка HR-команди Вільнюса в різних HR-проектах на вимогу.

Попередній досвід роботи в офісному управлінні та адмініструванні; Сильні організаторські здібності та навички управління часом з відмінною увагою до деталей; Сильні навички вирішення проблем та здатність конструктивно вирішувати конфлікти; Вільне володіння литовською та англійською мовами (письмово та усно); Проактивний та креативний склад розуму, готовність до навчання та розвитку в сфері управління персоналом; Адаптивність та гнучкість у мінливих або непередбачених ситуаціях, зберігаючи при цьому позитивний погляд на речі; Здатність пропонувати пропозиції та ідеї щодо покращення процесів, брати на себе відповідальність та діяти відповідно; Вміння працювати в команді, ефективна співпраця; Сильні міжособистісні навички та здатність будувати позитивні стосунки; Вільне володіння Microsoft Office та Google Suite (Word, Excel, PowerPoint тощо); Знайомство зі стандартним офісним обладнанням (принтери, сканери, копіювальні апарати тощо); Швидке навчання та адаптація до нового програмного забезпечення та офісних інструментів.

Працюйте з найкращими талантами та чудовими колегами, які є експертами в галузі та технологіях. Працюйте в масштабованому гнучкому середовищі, різноманітних, мультикультурних та міжфункціональних командах.
Ми – глобальна та сучасна компанія з розробки програмних продуктів, яка створює корпоративні страхові продукти світового класу на основі передових технологій (мікросервіси, реактивні технології, хмарні технології, безперервна доставка).
Ми можемо запропонувати нашим співробітникам відповідальність – можливість приймати рішення, які впливають на зростання компанії.
Ми пропонуємо свободу – будуйте свою кар'єру за допомогою програм розвитку та захопливих можливостей глобальної мобільності (у нас є культура віддаленої та глобальної роботи).
Привабливі компенсаційні пакети (включаючи підвищення за заслуги).
Медичне страхування.
Ми працюємо з найновішими Apple Macbook.

• Зверніть увагу, що ми розглядатимемо лише ті заявки, які мають дійсні дозволи на роботу в місці, зазначеному в описі вакансії.

1800-2100 €/міс. брутто