КЕРІВНИК ВІДДІЛУ ОПЕРАЦІЙ ТА АДМІНІСТРАЦІЇ / ГЕНЕРАЛЬНИЙ ДИРЕКТОР (ПРАВА РУКА)

Ми шукаємо людину, яка допоможе генеральному директору перетворити швидкозростаючу та динамічну компанію на чітко керовану систему.

Це не класична посада адміністратора.

Вашим завданням буде забезпечити, щоб люди знали, хто за що відповідає, домовленості виконувалися вчасно, процеси працювали, а щоденні організаційні питання вирішувалися без звернення до генерального директора.

Місія

Створити та підтримувати функціонуючу операційну систему, в якій:

• чіткі обов'язки;
• конкретні терміни;
• видимі результати;
• проблеми своєчасно ескалюються;
• рішення впроваджуються;
• генеральний директор може присвятити більшу частину свого часу зростанню, стратегії, продажам та партнерству.

• Не менше 3-5 років досвіду роботи в операційній діяльності, проектах, процесах, адмініструванні або координації бізнесу.
• Досвід управління командою або значними міжвідомчими проектами.
• Дуже сильні навички виконання – не лише планування, а й виконання.
• Здатність працювати в середовищі з великою кількістю змін, що відбуваються одночасно.
• Здатність швидко визначати, що є найважливішим, та відкидати те, що не є пріоритетом на даний момент.
• Здатність самостійно приймати рішення.
• Здатність вести людей не лише через підтримку, але й через чітку відповідальність.
• Здатність сказати «ні», «не зараз» або «так, але для цього нам потрібно відкласти X».
• Аналітичне мислення та здатність перетворювати проблеми на конкретні рішення.
• Відмінні організаторські навички та навички управління пріоритетами.
• Здатність безпосередньо працювати з динамічним генеральним директором та не губитися в мінливій ситуації.
• Навички управління конфліктами та ведення переговорів.
• Досвід роботи з ERP-системами; Odoo є великою перевагою.
• Хороше володіння англійською мовою (усне та письмове).
• Хороше володіння російською мовою (усне та розмовне).
• Водійське посвідчення категорії B.

Великі переваги

• Досвід роботи в компанії, що швидко розвивається.
• Досвід наведення порядку в організації, яка не повністю систематизована.
• Досвід роботи з KPI та контролю виконання угод.
• Досвід роботи в автомобільній, сервісній, орендній або торговельній сфері.
• Досвід безпосередньої роботи з власником/генеральним директором компанії.

Після року роботи на цій посаді ви досягнете

• Генеральний директор майже не вирішує щоденні операційні та адміністративні питання.
• Команда чітко знає свої обов'язки.
• Угоди мають відповідальних осіб та терміни виконання, і вони виконуються.
• Відкладені питання видно та ескалюються до дедлайну.
• Адміністративні та фінансові процеси виконуються вчасно.
• Odoo та інші системи використовуються як реальний робочий інструмент.
• Результати аналізуються, а рішення приймаються на нарадах керівництва, а не під час пошуку інформації.
• Ескалації клієнтів вирішуються швидко та професійно.
• Генеральний директор присвячує більшу частину свого часу продажам, стратегії, зростанню та партнерству.

1. Контроль виконання операцій та угод

• Забезпечити, щоб командні домовленості перетворювалися на конкретні дії, відповідальних осіб та терміни.
• Контролювати, щоб завдання не залишалися "в процесі" без чіткого терміну.
• Моніторинг відкладених, заблокованих та невиконаних питань та ініціювання їх вирішення.
• Організація та проведення щотижневого контролю домовленостей.
• Забезпечення виконання прийнятих рішень, а не їх занесення до протоколів зустрічей.
• Чітко донесення до генерального директора лише тих питань, які дійсно потребують її вирішення.

2. Управління процесами та їх вдосконалення

• Визначення місць виникнення повторюваних проблем та "пожеж" у компанії.
• Створення простих та робочих процесів, а не надмірної бюрократії.
• Контроль за впровадженням процесів в Odoo та інших системах.
• Забезпечення того, щоб процеси фактично використовуються командою, а не просто описані в документах.
• Постійне оцінювання того, що можна спростити, автоматизувати або делегувати іншій відповідальній особі.
• Керування контролем реєстрацій, страхування, документів оренди та інших адміністративних процесів.

3. Координація команди та культура відповідальності

• Забезпечити, щоб кожна функція мала чіткого відповідального.
• Вимагати результатів та термінів, допомагаючи людям вирішувати реальні перешкоди.
• Вміти розрізняти, коли людині потрібна допомога, а коли необхідно чітко вимагати відповідальності.
• Координувати спільні питання між продажами, сервісом, орендою та адмініструванням.
• Не брати на себе чужу роботу, а забезпечити, щоб її виконувала відповідна відповідальна особа.

4. Адміністрування та координація фінансів

• Координувати роботу із зовнішньою бухгалтерською компанією.
• Забезпечувати своєчасне подання документів та інформації.
• Контролювати порядок боргів, платежів, рахунків-фактур та фінансових документів.
• Контролювати дотримання адміністративних та фінансових термінів.
• Забезпечувати, щоб інформація, необхідна керівництву, була підготовлена до зустрічей, а не розрахована під час них.

5. Права рука генерального директора

• Брати на себе щоденні організаційні та координаційні питання.
• Фільтрувати проблеми, перш ніж вони потраплять до генерального директора.
• Приходити до генерального директора не лише з проблемою, а й із запропонованим рішенням.
• Допоможіть генеральному директору визначити пріоритети та захистіть команду від хаотичних змін пріоритетів.
• Якщо виникає новий пріоритет генерального директора, чітко визначте, що потрібно перенести, зупинити або відкласти.
• Вмійте конструктивно висловити незгоду з генеральним директором, якщо рішення становить ризик для процесів, термінів або команди.
• Готуйте інформацію для нарад керівництва та контролюйте виконання рішень.

3300-3700 €/міс. брутто

Lubinų g. 12a, Avižieniai, Vilniaus r. sav. Розрахуйте час у дорозі до роботи