Адміністратор офісу

Про Desktronic

У Desktronic ми переосмислюємо те, як люди працюють і живуть. Ми проектуємо та створюємо ергономічні, інноваційні меблі та аксесуари, які сприяють здоровішим та продуктивнішим робочим просторам. У міру того, як ми продовжуємо стрімко розвиватися в сфері електронної комерції, ми розширюємо нашу команду професіоналами з перспективним мисленням, які хочуть впливати на ситуацію, а не просто виконувати свою роботу.

Про посаду

Протягом останніх кількох років Desktronic швидко зростає, і ми продовжуємо масштабуватися. З цим зростанням зростає потреба в чіткій та надійній операційній підтримці, яка забезпечує безперебійну роботу нашого офісу та зосереджує нашу команду на тому, що вона робить найкраще.

Ми шукаємо офісного адміністратора, який однаково комфортно керує щоденними офісними операціями, координує роботу з постачальниками та продавцями, а також підтримує колег у різних відділах. Ця посада ідеально підходить для тих, хто від природи організований, бере на себе відповідальність за свої завдання та знаходить задоволення в тому, щоб все працювало безперебійно за лаштунками.
На цій посаді ви матимете можливість стати центральною частиною нашої діяльності, розвивати свої навички в широкому спектрі адміністративних функцій та розвиватися разом з компанією, яка розширюється по всій Європі.

Що ви робитимете

• Координувати організацію ділових поїздок для членів команди — охоплювати транспорт, проживання та всю пов'язану з цим адміністративну роботу від початку до кінця.
• Керувати системами доступу до офісу, включаючи видачу та замовлення карток доступу та ведення точного реєстру активних власників карток.
• Контролювати розподіл паркування та сховищ в офісі, забезпечуючи організоване та справедливе використання всією командою.
• Розміщувати та керувати замовленнями на продукти та приладдя в офісі, а також готувати регулярні кошики з закусками, щоб команда була завантажена протягом дня.
• Замовляти та підтримувати достатній рівень запасів канцелярського приладдя та приладдя, передбачаючи потреби до того, як вони перетворяться на проблеми.
• Організовувати навчальні сесії для співробітників від початку до кінця — пошук постачальників, обробка бронювань, координація графіків та підтримка доставки в день замовлення.
• Обробляти та завантажувати вхідні рахунки-фактури через нашу систему управління документами, забезпечуючи правильне подання та своєчасну обробку.
• Контролювати виставлення рахунків за телефонні послуги компанії, проводити щомісячні перевірки рахунків та координувати замовлення нових пристроїв за потреби.
• Виступати першою контактною особою в офісі — вітати відвідувачів, підрядників та кур'єрів на рецепції, керувати процедурами входу та вирішувати проблеми з обслуговуванням офісу шляхом реєстрації запитів, зв'язку з постачальниками та проактивно пропонувати покращення робочого середовища.
• Готувати робочі станції та ІТ-обладнання для нових співробітників, забезпечуючи їхню готовність до першого дня роботи.
• Підтримувати логістику адаптації нових співробітників — координувати графіки інструктажу, вітальні матеріали та доступ до інструментів і систем.
• Керувати відносинами із зовнішніми постачальниками послуг, включаючи клінінгові компанії, кур'єрів, кейтеринг та постачальників послуг з обслуговування приміщень.
• Допомагати у внутрішніх комунікаціях — складати оголошення, нагадування та оновлення, щоб команда була в курсі офісних справ.
• Підтримувати координацію заходів компанії, командних обідів та позаштатних заходів.
• Допомагати вести внутрішні бази даних, списки контактів та спільні бібліотеки документів, забезпечуючи точність інформації та легкість її пошуку.

Що ви принесете

• Сильні організаторські здібності та увага до деталей — ви будете контролювати виконання кількох завдань одночасно та виконувати їх без вагань.
• Хороші письмові та усні комунікативні навички литовською та англійською мовами.
• Впевнена робота з інструментами MS 365, зокрема Outlook, SharePoint та Teams.
• Проактивний, самостійний підхід: ви визначаєте, що потрібно зробити, та виконуєте це.
• Дружнє ставлення до співпраці та готовність пропонувати покращення в міру зростання компанії.
• Досвід роботи з системами управління документами або платформами виставлення рахунків є перевагою, але не є обов'язковим.

Що ми пропонуємо

• Конкурентна заробітна плата: 2050-2650 євро брутто на місяць (залежно від досвіду).
• Привітна, динамічна команда в компанії, яка щиро піклується про своїх людей.
• Сучасний, добре обладнаний офіс у Вільнюсі.
• Чітке розуміння вашої ролі з першого дня — ваша робота буде помітною та цінною.
• Можливості розвитку та зростання, оскільки компанія продовжує розширюватися по всій Європі. • Приватне медичне страхування, річний бюджет на навчання та сучасне ергономічне робоче місце.

2050-2650 €/міс. брутто

Žirmūnų gatvė 107, Vilnius, Vilniaus m. sav. Розрахуйте час у дорозі до роботи